Pour optimiser sa rencontre avec son OPCO, une préparation est nécessaire…
En ce début d’année, les plans de développement des compétences sont, en règles générales, « relancés » par les entreprises.
Les budgets ont fait l’objet d’une étude préalable à leur présentation au CSE.
Le financement de la formation reste, pour autant, d’actualité et si cela n’a pas été fait au trimestre précédent il parait utile de proposer une rencontre avec son OPCO afin d’étudier avec lui toute forme d’accompagnement possible susceptible de participer au budget du plan.
Cette rencontre nécessite, dans un premier temps, une préparation puis un rendez-vous « opérationnel ».Dans ce questionnement, nous posons le postulat que l’entreprise a plus de 50 salariés, les règles des moins de 50 n’étant pas tout à fait les mêmes.
1 / Les questions à se poser ou points à envisager pour préparer l’échange
Les accords de branche relatif au versement conventionnel
- Si vous ne le savez pas, demander à votre service comptable si un versement conventionnel est effectué.
- Et quel est le montant versé.
- Voir si votre entreprise en a déjà profité.
Le plan de développement des compétences (PDC)
Avant de rencontrer son OPCO, la maîtrise de son PDC demeure un incontournable :
- Différencier les formations obligatoires des formations « non obligatoires » car dans certains cas, les prises en charges ne répondent pas aux mêmes conditions.
- Les formations pendant le temps de travail et hors temps de travail qui pour ces dernières sont rarement prises en charges.
- Les formations en présentiel, FOAD et FEST car les modalités pédagogiques ne répondent pas aux mêmes contraintes légales.
- Les actions de formation du cadre légal à différencier des actions de formation du cadre libéré (ces dernières sortent du champ possible du financement de l’OPCO).
- Les actions de formations délivrées par des organismes de formation n’ayant pas de certification Qualiopi (non finançables par l’OPCO).
- Les formations internes car souvent l’OPCO ne rembourse pas les rémunérations.
- Voir de quelles aides votre entreprise à bénéficier les années précédentes (afin de comparer).
- …
L’alternance externe (contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage)
- Clairement repérer les formations liées à des contrats de professionnalisation au regard de contrat d’apprentissage car la prise en charge ne répond pas aux mêmes taux.
- Repérer si vous avez l’intention de faire des contrats d’apprentissage en interne (et oui c’est possible … avec suspension du contrat de travail mais pas possible avec les contrats de professionnalisation).
- Repérer les tuteurs et maitre d’apprentissage en répondant aux critères et cadre légale de ce type de public.
- Voir de quelles aides votre entreprise à bénéficier les années précédentes (afin de comparer).
- …
L’alternance interne (dispositif PRoA : reconversion ou promotion par l’alternance)
- Si vous avez l’intention de faire de la ProA, il vous faut clairement repérer les profils de salariés à qui vous le proposerez notamment au regard de leur niveau d’étude (inférieur à la licence).
- Vous renseigner auprès de votre branche, si un accord ProA a été signé sinon pas de ProA possible.
- Les conditions de l’avenant que vous êtes prêt à accepter ou imposer.
- Voir de quelles aides votre entreprise à bénéficier les années précédentes (afin de comparer).
- …
Les accords de branche relatif au versement conventionnel
- Si vous ne le savez pas, demander à votre service comptable si un versement conventionnel est effectué.
- Et quel est le montant versé.
- Voir si votre entreprise en a déjà profité.
Le versement volontaire
- Si vous ne le savez pas, voir auprès de votre service comptable (ou parfois autres services …) si votre entreprise effectue ou a effectué un versement volontaire.
- Voir comment ce dernier a été mobilisé (ou pas … !).
La certification professionnelle
- Voir parmi les formations de votre PDC, les actions qui mènent à des certifications professionnelles. Repérer clairement celles qui renvoient au RNCP et celles au RS. La certification professionnelle s’imposent au regard de certains dispositifs d’accès à la formation (comme le CPF, l’alternance, laPRoA, …).
Votre OFE
- Si vous disposez d’un OFE, analyser quelles relations il développe avec l’OPCO.
- Et de quelles aides il a potentiellement bénéficié.
- …
Les accords de branche relatif au versement conventionnel
- Si vous ne le savez pas, demander à votre service comptable si un versement conventionnel est effectué.
- Et quel est le montant versé.
- Voir si votre entreprise en a déjà profité.
Le plan de développement des compétences (PDC)
Avant de rencontrer son OPCO, la maîtrise de son PDC demeure un incontournable :
- Différencier les formations obligatoires des formations « non obligatoires » car dans certains cas, les prises en charges ne répondent pas aux mêmes conditions.
- Les formations pendant le temps de travail et hors temps de travail qui pour ces dernières sont rarement prises en charges.
- Les formations en présentiel, FOAD et FEST car les modalités pédagogiques ne répondent pas aux mêmes contraintes légales.
- Les actions de formation du cadre légal à différencier des actions de formation du cadre libéré (ces dernières sortent du champ possible du financement de l’OPCO).
- Les actions de formations délivrées par des organismes de formation n’ayant pas de certification Qualiopi (non finançables par l’OPCO).
- Les formations internes car souvent l’OPCO ne rembourse pas les rémunérations.
- Voir de quelles aides votre entreprise à bénéficier les années précédentes (afin de comparer).
- …
L’alternance externe (contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage)
- Clairement repérer les formations liées à des contrats de professionnalisation au regard de contrat d’apprentissage car la prise en charge ne répond pas aux mêmes taux.
- Repérer si vous avez l’intention de faire des contrats d’apprentissage en interne (et oui c’est possible … avec suspension du contrat de travail mais pas possible avec les contrats de professionnalisation).
- Repérer les tuteurs et maitre d’apprentissage en répondant aux critères et cadre légale de ce type de public.
- Voir de quelles aides votre entreprise à bénéficier les années précédentes (afin de comparer).
- …
L’alternance interne (dispositif PRoA : reconversion ou promotion par l’alternance)
- Si vous avez l’intention de faire de la ProA, il vous faut clairement repérer les profils de salariés à qui vous le proposerez notamment au regard de leur niveau d’étude (inférieur à la licence).
- Vous renseigner auprès de votre branche, si un accord ProA a été signé sinon pas de ProA possible.
- Les conditions de l’avenant que vous êtes prêt à accepter ou imposer.
- Voir de quelles aides votre entreprise à bénéficier les années précédentes (afin de comparer).
- …
Les accords de branche relatif au versement conventionnel
- Si vous ne le savez pas, demander à votre service comptable si un versement conventionnel est effectué.
- Et quel est le montant versé.
- Voir si votre entreprise en a déjà profité.
Le versement volontaire
- Si vous ne le savez pas, voir auprès de votre service comptable (ou parfois autres services …) si votre entreprise effectue ou a effectué un versement volontaire.
- Voir comment ce dernier a été mobilisé (ou pas … !).
La certification professionnelle
- Voir parmi les formations de votre PDC, les actions qui mènent à des certifications professionnelles. Repérer clairement celles qui renvoient au RNCP et celles au RS. La certification professionnelle s’imposent au regard de certains dispositifs d’accès à la formation (comme le CPF, l’alternance, laPRoA, …).
Votre OFE
- Si vous disposez d’un OFE, analyser quelles relations il développe avec l’OPCO.
- Et de quelles aides il a potentiellement bénéficié.
- …
2 / Les questions à aborder avec son OPCO
Le plan de développement des compétences (PDC)
Présenter votre PDC à votre conseiller OPCO et, en dehors de toutes demandes spécifiques (voir ci-après) :
- Demandez-lui ce qu’il pense de votre PDC.
- Et si au regard du contexte de votre entreprise, il voit « à chaud » des pistes de financement ou d’accompagnement possibles.
L’alternance externe (contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage)
Selon les contrats en alternance que vous développez, voir avec lui
Pour le contrat de professionnalisation
- Les prises en charges des contrats de professionnalisation.
- Les certifications et qualification acceptées (tous les OPCO n’acceptent pas, par exemple, certaines qualifications).
- Voir si votre OPCO accepte la signature du contrat de professionnalisation « expérimental » (cf. article Caraxo sur le sujet).
- Si oui, voire très précisément les conditions pour le mettre en œuvre si ce type de contrat peut répondre à un besoin.
- …
Pour le contrat d’apprentissage
- Les « couts contrats » pris en charge.
- Le cas échéant, des financements différents selon les profils ou les types de diplômes ou titres.
- La possibilité de faire des contrats d’apprentissage en interne avec suspension de contrat de travail.
- …
La CSA
- Echanger avec votre OPCO sur l’expérience qu’il a de la CSA.
Selon les régions, notamment Alsace-Loraine, les taux ne sont pas les mêmes. - Voir son expérience du contrôle de ce type d’amende.
L’alternance interne (dispositif PRoA : reconversion ou promotion par l’alternance).
- Votre OPCO prend il en charge la ProA ?
- Si oui, quelles sont « ses » conditions en plus de celles définies par la législation (que vous lui proposerez de vous rappeler).
- Quels montants sont pris en charge selon quels principes.
- …
Les tuteurs et maître d’apprentissage
- Le tuteur ou maître d’apprentissage répond-il a des spécificités au regard de votre branche ?
- La formation tuteur/MA est-elle finançable ?
- Est-elle obligatoire ?
- Doit-elle être certifiante ? …
- si oui, une certification professionnelle spécifique est-elle prévue ?
- …
Les accords de branche relatifs au versement conventionnel.
- Même si vous avez l’information, revenir sur le fait qu’il y ait (ou pas) un versement conventionnel.
- Étudier avec votre OPCO, toutes les particularités et possibilités de financement d’actions de formation par le biais du versement conventionnel.
- Voir si ce versement permet également des financements de rémunération,
- du CPF,
- du PDC,
- …
Le versement volontaire
- Si votre entreprise effectue un versement volontaire, voir sous quelles conditions il est utilisable.
- Voir le cas échéant si ce versement permet des financements de besoins autres que des actions de formation, par exemple de l’ingénierie formation, des outils ou supports pédagogiques, du e-learning, …
- Voir quels frais de gestion vous sont facturés et le cas échéant s’ils sont fixes ou pas.
- Voir si le financement de ces versements volontaires ouvre, par accords paritaires, à d’autres aides ou aides de dispositifs plus importants.
- Voir si votre entreprise a utilisé ses fonds de l’année précédentes, voire de l’année N-2 afin de pouvoir, le cas échéant, les utiliser.
- Voir, si cela se présente, si ces fonds sont utilisables par d’autres filiales de votre Groupe.
- …
Les lignes budgétaires exceptionnelles
- Selon les OPCO, voir si vous pouvez bénéficier de certaines aides exceptionnelles tel que le plan commun de développement des compétences (actions de formation normalement réservées aux entreprises de moins de 50 salariés).
- Voir, si votre OPCO peut vous faire bénéficier de l’aide à l’assistance RH, au conseil RH et plus particulièrement GPEC.
Le FNE, FSE
- Voir si votre OPCO peut vous faire bénéficier de fonds FNE ou/et FSE.
- Si oui, quelles en sont les conditions.
OFE, voire CFA
- Si vous disposez d’un OFE (organisme de formation d’Entreprise) voir un CFA, étudier là aussi toutes les aides possibles.
- Et plus particulièrement si vous êtes CFA.
Bien préparer son entretien en amont et les questions à poser le jour J vous permettra d’une part d’aller à l’essentiel, d’autre part d’être, exhaustif dans votre analyse et enfin, d’assurer une démarche pleinement professionnelle et ce au service de votre entreprise.
