Zoom sur la formation à distance

En cas de contrôle, les éléments suivants devront figurer dans le dossier formation FOAD :

– Un programme/fiche pédagogique

– Une convention de formation

– L’évaluation de la formation

– Le suivi de l’assiduité des stagiaires (tracking) 

– Le rapport d’activité de la formation. Il s’agit des données individuelles du parcours de digital learning : % score, % avancement, nombre de sessions, temps passé

– La facture.

Ainsi, dans le cadre de formation à distance, où la signature d’une feuille d’émargement est impossible (signature réelle de la personne), il est important d’être prudent. En FOAD, le principe est le tracking.  Le tracking permet de connaître la progression des stagiaires. L’assiduité du stagiaire contribue à justifier de l’exécution de l’action de formation.

En dehors de cela, il est important de réunir le plus d’éléments de preuve possibles pour se prémunir en cas de contrôle. Ainsi, pour prouver de la participation du stagiaire, l’entreprise pourra réunir comme justificatifs :

– tous les éléments d’information et les données attestant de la participation du stagiaire y compris ceux issus des outils numériques (tablette, smartphone, badgeage électronique) ainsi que les évaluations, comptes rendus, bilans, ou livrets de suivi pédagogique, etc.,

– un mail du stagiaire précisant « je soussigné… avoir participé à la formation… »,

– des copies d’écran réalisées par le formateur montrant la participation du stagiaire à l’écran,

– le certificat de réalisation en cas de prise en charge par un OPCO…

En d’autres termes, au plus l’entreprise aura d’éléments de preuve, au mieux elle sera protégée en cas de contrôle. 

Les références juridiques : 

Article D6313-13-1 du Code du travail
FFFOD, Guide des formations multimodales
Article D6353-1 du Code du travail

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